哈尔滨工业大学(威海)公文处理办法
    更新时间 :2014/3/25 14:10:44   来源:不详  点击:82次

     

    第一章  总  则

    第一条  为使学校公文处理工作规范化,提高公文处理工作的效率和公文质量,依据国务院《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号、《国家行政机关公文处理格式》(国家标准(GB9704-1999)以及教育部的有关规定,结合我校实际情况,特制定本办法。

    第二条  本办法适用于我校各部门的公文处理工作。

    第三条  公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

    第四条  公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。

    第五条  公文处理必须严格执行国家法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。各部门负责人应当高度重视公文处理工作,加强对本部门公文处理工作的领导和检查。

    第六条  学校办公室是学校公文处理的管理机构,主管学校的公文处理工作并指导全校各部门的公文处理工作。各部门的文秘人员应当忠于职守,廉洁正派,具备较高文化素质和相关专业知识。

    第二章  公文种类 

    第七条  公文的种类主要有:

    命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、规划、协议、规章制度等。

    第三章  公文格式

    第八条  公文通常由眉首、主体和版记三部分组成,其中眉首部分包括:秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等;主体部分包括标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注等;版记部分包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。

    (一)涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

    (二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

    (三)发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称;联合行文,主办单位排列在前。

    (四)发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文只标明主办单位发文字号。

    (五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

    (六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不加标点符号。

    (七)主送单位指公文的主要受理单位,应当使用全称或者规范化简称、统称。

    (八)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。

    (九)公文除了“会议纪要”和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。联合上报的公文,由主办单位加盖印章;联合下发的公文,发文单位都应当加盖印章。

    (十)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。

    (十一)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。

    (十二)公文应当标注主题词。上行文按照上级单位的要求标注主题词。

    (十三)抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位,应当使用全称或者规范化简称、统称。

    (十四)文字从左至右横写、横排。公文中各要素的标识规则见附件。

    第九条  公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

    第四章  行文规则 

    第十条  行文应当确有必要,注重效用。

    第十一条  学校及全校各部门的行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。

    第十二条  各系、职能部门未经学校批准不得自行对外行文,学校办公室经授权可以对外行文。

    第十三条  根据工作需要,同级部门之间可以在校内联合行文,联合行文应当明确主办单位。须由学校审批的事项经学校同意也可以由部门行文,文中应当注明经学校同意或者批准。

    第十四条  对内属于职能部门职权范围的事项,一般应以职能部门名义行文或联合行文,职能部门不得擅自下发有关方针、政策、规章类的公文。

    第十五条  部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自行文。如擅自行文,学校办公室将责令纠正或撤销。

    第十六条  学校下发的重要行文,应当同时抄送直接上级单位。

    第十七条  “请示”应当一文一事;一般只写一个主送单位,需要同时送其他单位的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级部门。“报告”不得夹带请示事项。请示事项不得以“意见”上报。

    第十八条  除上级部门负责人直接交办的事项外,不得以部门名义向上级部门负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

    第十九条  受双重领导的单位向上级单位行文,应当写明主送单位和抄送单位。上级单位向受双重领导的下级单位行文,必要时应当抄送其另一上级单位。

    第二十条  对上级单位的来文,如无具体贯彻意见,可按保密要求原文翻印下发,不再重复行文转发。

    第五章  发文办理 

    第二十一条  发文办理指以学校名义制发公文的过程,包括草拟、核稿、会签、审核、签发、编号、复核、缮印、用印、登记、分发、立卷等程序。

    第二十二条  公文制发程序

    (一)各部门以学校名义制发的公文应由各部门自行草拟。

    (二)草拟的公文经部门领导核稿后送交相关领导或部门会签。

    (三)会签后的公文应送学校办公室审核。

    (四)学校办公室收到公文草稿后,责成专人进行审核。

    (五)经审核对文稿进行实质性修改的或不符合规定的,将退回拟稿单位进行修改并按程序进行复审。

    (六)经审核,对符合规定的文稿,文秘部门应及时按程序送负责人签发。

    (七)签发后的公文文秘部门应当及时进行复核。

    (八)经复核符合规定的文稿,文秘部门进行缮印、校对、用印、登记后封发。

    第二十三条  草拟公文应当做到

    (一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。

    (二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

    (三)公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权与主送单位的行文关系确定。

    (四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

    (五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

    (六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一),第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

    (七)应当使用国家法定计量单位。

    (八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

    (九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉语外,应当使用阿拉伯数字。

    第二十四条  拟制公文时对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协商,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请学校办公室协商或裁定。

    第二十五条   学校办公室审核公文草稿的重点是

    (一)是否确需行文;

    (二)内容是否符合国家的法律、法规和方针、政策。

    (三)行文方式是否妥当,是否符合行文规则以及发文的有关规定等。

    (四)拟制的公文是否经过主管领导及相关领导会签,或重大问题是否提交校长办公会讨论。

    第二十六条  经审核对文稿进行实质性修改的或不符合规定的文稿做如下处理

    (一)对不符规定的文稿如程序不合,手续不全等退回拟稿单位补办。

    (二)对于内容不成熟需做实质性修改的文稿,退回拟稿单位进行修改。

    (三)对于不需要以学校名义行文的文稿或由职能部门自行行文的文稿,应提出处理意见后退回拟稿单位。

    第二十七条  公文的签发要求

    (一)以学校名义制发的上行文,由主要负责人或者主持工作的负责人签发;以学校名义制发的下行文或平行文,由主要负责人或主管领导签发。

    (二)签发人审阅公文时对文稿需要做实质性修改的应做出指示,并委托文秘部门或拟稿人根据指示精神修改后复审。

    (三)签发人对经审阅合格的公文应当签上具体的意见和姓名,并注明签发日期。

    第二十八条  公文印制前文秘部门进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。

    第二十九条  公文的制作要求

    (一)文秘部门应严格执行公文处理中的标识规则。

    (二)公文印制前应由专人校对。

    (三)校对后的文稿由文秘部门进行用印、登记后封发。

    第六章   收文办理

    第三十条  收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

    第三十一条  收到各部门上报的需要办理的公文,文秘部门应当进行审核。审核的重点是:是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。

    第三十二条  经审核,对符合本办法规定的公文,文秘人员应当及时提出拟办意见或者交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。对不符合规定的公文退回呈报单位并说明理由。

    第三十三条  承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应当及时退回校办的文秘部门并说明理由。

    第三十四条  收到上级单位下发或交办的公文,文秘人员应当及时登记编号,送本单位负责人批办后交有关方面办理。校办收到上级来文,经登记编号交校办主任提出拟办意见后送校领导批示或交有关部门办理。

    第三十五条  公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,有关部门应尽快研究提出意见。如有分歧,主办部门负责人要出面协商,如仍不能取得一致,可以报请学校办公室协商或裁定。报请学校办公室协商或裁定时要如实反映各方意见,各部门要认真履行职责,相互配合,不得推诿扯皮。

    第三十六条  审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。

    第三十七条  送负责人批示或者交有关部门办理的文件,文秘人员要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

    第七章   公文归档

    第三十八条  公文办理完毕后,及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。

    第三十九条  归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本部门的主要工作情况,便于保管和利用。

    第四十条  联合办理的公文,原件由主办机关整理(立卷)、归档,其他部门保存复制件或其他形式的公文副本。

    第四十一条  本部门负责人兼任其他部门职务,在履行所兼职务职责过程中形成的公文,由其兼职部门整理(立卷)、归档。

    第四十二条  归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定每年或定期向学校综合档案室移交。

    第四十三条  拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

    第八章    公文管理

    第四十四条  公文由各单位文秘人员统一收发、登记、分发、传递、审核、用印、归档和销毁。

    第四十五条  上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,经负责人或学校办公室主任批准可以翻印。翻印时,应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

    第四十六条  公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印机关证明章。

    第四十七条  公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

    第四十八条  不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经办公室负责人批准,可以销毁。

    第四十九条  销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密文件(含密码电报)应当进行登记。

    第五十条  机关合并时,全部公文应当随之合并管理。机关撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交学校综合档案室。工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

    第五十一条  拖延、推诿、丢失公文或失密、泄密者,学校将视后果轻重分别给予当事人和有关领导通报批评或纪律处分,对给学校造成重大损失的,学校将依据国家和学校的有关规定追究当事人和有关领导的法律责任。

    第五十二条  本办法由学校办公室负责解释。

    第五十三条  本办法自印发之日期起实行。